Cuánto cuesta un CRM a medida en España: rangos reales por fases (2026)

Si estás buscando cuánto cuesta un CRM a medida, probablemente ya descartaste HubSpot, Salesforce o Pipedrive porque no encajan con tu operativa. Aquí no vas a encontrar una comparativa de planes mensuales de SaaS. Esto es lo que cuesta construir un sistema propio, desglosado por fases, con rangos reales de proyectos que hemos ejecutado en los últimos 8 años.

Primero, la tabla: rangos reales por fase (2026)

El lector que busca "cuánto cuesta un CRM" quiere cifras. Aquí van, antes de explicar cada fase:

Fase	Rango	Plazo	Qué incluye
Auditoría y mapeo	1.500 – 3.500 €	2-3 semanas	Sesiones con equipo operativo, mapa de procesos, definición funcional, roadmap con rangos
MVP funcional	6.000 – 15.000 €	3-4 meses	Base del CRM, gestión de clientes, pipeline principal, primeras automatizaciones
CRM completo	15.000 – 40.000 €	6-9 meses	Sistema completo con integraciones, automatizaciones, roles, permisos y reporting. Proyectos complejos: hasta 50-60k
Evolución mensual	400 – 1.500 €/mes	Indefinido	Soporte, mejoras continuas, nuevos módulos. Casos complejos: hasta 2.000 €/mes

Estos rangos son los mismos que publicamos en nuestra página de CRM a medida. No damos presupuestos a ciegas: la cifra final se cierra tras la auditoría.

Qué incluye cada fase (y por qué importa el orden)

Fase 1 — Auditoría y mapeo (1.500 – 3.500 €)

No es una reunión de ventas. Son sesiones de trabajo con el equipo que realmente usa el CRM (comerciales, operaciones, dirección), no solo con quien firma. El resultado es un documento de alcance cerrado con procesos mapeados, flujos definidos y rangos de precio por fase.

Quien no paga la auditoría, no es cliente nuestro. Es la fase que más filtra: si tu presupuesto no cubre esto, un CRM a medida no es la vía.

En Salvavidas, la auditoría inicial reveló que el problema no era solo gestión de clientes — necesitaban controlar desfibriladores distribuidos por todo el país, técnicos en ruta y formaciones con normativa distinta por comunidad autónoma. Sin esa fase, habríamos construido un CRM genérico que no resolvía nada.

Fase 2 — MVP funcional (6.000 – 15.000 €)

En 3-4 meses tienes un sistema funcionando con los flujos prioritarios. No un prototipo bonito: un sistema con datos reales donde tu equipo trabaja desde el día uno. Gestión de contactos, pipeline de ventas, las primeras automatizaciones y los roles básicos.

El MVP no es una demo. Es la versión que valida si el sistema encaja antes de invertir en el resto. Si algo no funciona para tu equipo, lo ajustamos aquí — no al final, cuando el cambio cuesta 10 veces más.

Si tu operativa es inmobiliaria, mira cómo enfocamos esta fase en CRM para inmobiliarias: captación de leads desde portales, gestión de propiedades y seguimiento por agente desde el primer sprint.

Fase 3 — CRM completo (15.000 – 40.000 €)

Aquí entran las integraciones reales con tus sistemas existentes: facturación, ERP, plataformas de email, portales externos. Cada integración con un sistema de terceros añade entre 2.000 y 5.000 € al proyecto, dependiendo de la calidad de la API del otro lado.

Oportunalia necesitaba sincronización automática con Idealista y Fotocasa. Ese tipo de integración requiere mapeo de campos, gestión de errores y un sistema de reintentos — no es conectar dos cables. Pero una vez hecho, los leads entran solos al CRM con su origen identificado.

En proyectos complejos (multi-sede, lógica de negocio específica, múltiples integraciones), el rango puede llegar a 50.000-60.000 €. Es el caso de Salvavidas, cuyo sistema cubre gestión de activos, estructura multi-sucursal, mantenimiento técnico, gestión de técnicos en campo y formación nacional.

Si tu necesidad va más allá del CRM e incluye gestión operativa completa, puede que lo que necesites sea un ERP a medida.

Fase 4 — Evolución continua (400 – 1.500 €/mes)

No es mantenimiento. Es evolución: nuevos módulos, ajustes de flujos de negocio, integraciones adicionales, mejoras de rendimiento. El CRM crece con tu empresa.

Salvavidas lleva 8 años evolucionando su sistema. La inversión total acumulada es de 50.000-60.000 € en desarrollo inicial + 1.000-2.000 €/mes de evolución. No es un proyecto cerrado y olvidado: es el sistema nervioso del negocio.

Oportunalia es cliente mensual activo. Cada mes priorizan qué mejorar: un nuevo campo, un informe, una automatización. Sin grandes proyectos, sin grandes facturas — evolución constante.

Cuándo NO te conviene un CRM a medida

• Equipo comercial de menos de 5 personas con pipeline clásico → HubSpot Free o Pipedrive cubren de sobra.
• Presupuesto por debajo de 6.000 € para la primera fase → mejor un SaaS con personalización básica.
• Quieres una solución en 2 semanas → un desarrollo a medida tarda mínimo 3-4 meses para el MVP.
• No tienes disponibilidad para participar en la definición → sin tu equipo en la auditoría, el resultado será mediocre.

Somos honestos con esto porque nos ahorra tiempo a todos. Si tu caso encaja mejor con un CRM estándar, te lo decimos en la primera llamada. Más sobre cuándo sí y cuándo no en nuestra landing de CRM a medida.

CRM a medida vs SaaS: comparativa honesta para decidir

	CRM estándar (HubSpot, Pipedrive)	Plataforma customizable (Salesforce, Odoo)	Freelancer / agencia low-cost	CRM a medida
Cuándo gana	Pipeline clásico, equipo pequeño	Equipo con partner técnico, presupuesto alto	Proyecto acotado, presupuesto limitado	Operativa única, integraciones reales, relación a largo plazo
Cuándo pierde	Procesos no estándar, integraciones complejas	Precio real >>> licencia, customización = Frankenstein	Sin continuidad, código difícil de mantener	Inversión inicial mayor, requiere implicación
Coste primer año	0 – 6.000 € (según plan y usuarios)	10.000 – 50.000 € (licencias + consultoría)	3.000 – 10.000 €	7.500 – 18.500 € (auditoría + MVP)
Propiedad del código	No	No (o parcial)	Variable	Sí, 100%
Coste por usuario	Sí (75-300 €/usuario/mes en planes pro)	Sí (elevado)	No aplica	No. Sin licencias

Si tu caso encaja en la primera columna, no nos necesitas. Si encaja en la cuarta, hablemos.

Dos proyectos reales para poner las cifras en contexto

Salvavidas — 8 años, sistema completo

• Sector: salud / formación. Operación nacional.
• Qué construimos: gestión de activos (desfibriladores), estructura multi-sucursal, mantenimiento técnico, gestión de técnicos en campo, formación adaptada a normativas autonómicas.
• Inversión: 50.000-60.000 € desarrollo + 1.000-2.000 €/mes evolución.
• Resultado: toda la operativa nacional centralizada en una sola plataforma. Llevamos 8 años construyéndolo juntos.

Oportunalia — evolución de CRM existente

• Sector: inmobiliario.
• Qué hicimos: ampliar CRM existente con integraciones Idealista/Fotocasa, gestión de subastas, mejora del flujo comercial.
• Enfoque: no fue empezar de cero. Fue evolucionar lo que ya tenían, añadiendo lo que faltaba.
• Resultado: sistema adaptado a su operativa real sin tirar lo anterior. Cliente mensual activo.

Ver más sobre nuestro trabajo en el sector en CRM para inmobiliarias.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda un CRM a medida desde que empezamos?

MVP funcional en 3-4 meses. Sistema completo en 6-9 meses. Evolución: indefinida. No vendemos proyectos "llave en mano en 2 semanas".

¿Puedo empezar con una auditoría sin comprometerme al desarrollo?

Sí. La auditoría (1.500-3.500 €) produce un documento de alcance independiente. Si decides no seguir, te llevas el mapa de procesos y la definición funcional. Es tuyo.

¿Qué pasa si ya tengo un CRM y quiero mejorarlo en lugar de empezar de cero?

Es lo que hicimos con Oportunalia. A veces la vía más rápida y rentable es evolucionar lo que ya funciona en lugar de tirarlo y empezar de nuevo. Lo evaluamos en la auditoría.

¿El CRM a medida es más caro que Salesforce a largo plazo?

Depende del equipo. Salesforce cobra por usuario/mes (75-300 €). Con 20 usuarios son 18.000-72.000 €/año solo en licencias, sin contar consultoría de implementación. Un CRM a medida tiene inversión inicial mayor pero sin coste por usuario: a partir del año 2-3, el coste total de propiedad se invierte. Más detalles en nuestra comparativa de CRM para empresas.

¿Quién es dueño del código y los datos?

Tú. Siempre. Sin dependencia de licencia, sin lock-in. Si decides cambiar de proveedor, te llevas el repositorio completo, la documentación técnica y todos los datos. Puedes mantenerlo con tu equipo o con otro proveedor.

¿Trabajáis con empresas fuera de España?

Sí, pero el grueso de nuestros clientes son empresas españolas. Trabajamos en remoto con reuniones periódicas. Si necesitas un equipo técnico cercano y en tu zona horaria, encajamos bien.

Siguiente paso

Si tu operativa ya no cabe en un CRM estándar y quieres saber qué costaría construir uno que sí encaje, solicita una valoración inicial. Sin compromiso, sin presupuesto a ciegas — empezamos con una conversación de 30 minutos para ver si tiene sentido.