Cuánto cuesta un CRM a medida en 2026: precios reales y comparativa

Cuánto cuesta un CRM a medida: rangos reales en 2026

Si estás buscando cuánto cuesta un CRM a medida, la respuesta directa: entre 10.000 € y 60.000 € para el desarrollo completo, más un mantenimiento mensual de entre 400 € y 2.000 €. La cifra exacta depende de lo que necesites, pero vamos a desgranarlo con números reales para que puedas hacer tus cálculos.

Rangos de precio por fase

Fase	Rango	Qué incluye
Auditoría y análisis	1.500 € – 3.500 €	Mapa de procesos, definición funcional y roadmap. No te compromete con nada más.
MVP funcional (3-4 meses)	6.000 € – 15.000 €	Base del CRM con gestión de clientes, pipeline principal y primeras automatizaciones.
CRM completo (6-9 meses)	15.000 € – 40.000 €+	Sistema adaptado con todos los módulos, automatizaciones, integraciones, roles y reporting.
Mantenimiento mensual	400 € – 2.000 €/mes	Soporte con SLA, mejoras continuas, nuevas funcionalidades y actualizaciones de seguridad.

Proyectos con operativa compleja — multi-sede, integraciones con ERPs sectoriales, lógica de negocio específica — pueden superar los 50.000 €. Pero la mayoría de empresas que nos contactan están en el rango de 15.000 € a 35.000 € para un sistema completo y funcional.

Qué determina el precio de un CRM a medida

No es lo mismo un CRM para una consultora de 8 personas que uno para una inmobiliaria con 30 agentes en 3 oficinas. Lo que mueve el presupuesto arriba o abajo:

Módulos y complejidad funcional

Un CRM básico (gestión de contactos, pipeline, seguimiento comercial) es la base. A partir de ahí, cada módulo adicional suma: gestión de proyectos, facturación, ticketing, gestión de activos, logística, formación. Cuantos más procesos de negocio quieras cubrir, más desarrollo necesitas.

Integraciones

Conectar el CRM con tu ERP, con Sage, con Holded, con portales como Idealista, con pasarelas de pago o con tu sistema de email marketing tiene un coste. Cada integración puede suponer entre 1.500 € y 5.000 € dependiendo de la complejidad de la API y del volumen de datos a sincronizar.

Número de usuarios y roles

A diferencia de un SaaS, en un CRM a medida el número de usuarios no multiplica el precio del desarrollo. Lo que sí influye es la complejidad de los permisos: si necesitas roles diferenciados (comerciales, directivos, técnicos, administración) con vistas y accesos distintos, eso requiere más diseño y desarrollo.

Migración de datos

Si vienes de Excel, otro CRM o de tener la información repartida entre 5 herramientas, la migración es parte del proyecto. Limpiar duplicados, normalizar datos y cargar todo en el nuevo sistema puede representar entre el 5% y el 15% del presupuesto total.

CRM a medida vs SaaS: comparativa de coste total a 3 años

Aquí es donde la cuenta sale a favor del desarrollo a medida para muchas empresas. Vamos a poner números reales.

Escenario: empresa de 20 usuarios

Concepto	CRM a medida	Salesforce Sales Cloud	HubSpot Sales Pro
Desarrollo / Setup inicial	25.000 €	15.000 – 30.000 € (implementación partner)	5.000 – 10.000 € (onboarding)
Licencias año 1	0 €	36.000 € (150 €/usuario/mes)	18.000 € (75 €/usuario/mes)
Licencias año 2	0 €	36.000 €	18.000 €
Licencias año 3	0 €	36.000 €	18.000 €
Mantenimiento 3 años	28.800 € (800 €/mes)	Incluido en licencia	Incluido en licencia
Customización adicional	Incluida en mantenimiento	10.000 – 20.000 €	5.000 – 10.000 €
Total 3 años	53.800 €	133.000 – 158.000 €	64.000 – 82.000 €

Con Salesforce, a 3 años puedes estar pagando el triple que un CRM a medida. Y eso sin contar que cada customización fuera del estándar te la cobran aparte y que, si tu equipo crece a 40 usuarios, las licencias se duplican automáticamente.

Con un CRM a medida, pasar de 20 a 40 usuarios no cuesta nada en licencias. Solo pagas el mantenimiento y las mejoras que decidas hacer.

¿Cuándo HubSpot o Salesforce son mejor opción?

Si tu equipo tiene menos de 10 personas, tu proceso comercial es estándar (pipeline clásico, seguimiento de oportunidades, email) y no necesitas integraciones complejas, un SaaS puede ser más rápido de implantar y más económico a corto plazo. La balanza se inclina hacia el desarrollo a medida cuando la operativa es específica del sector, cuando necesitas integraciones reales con tus sistemas internos o cuando las licencias por usuario empiezan a pesar en la cuenta de resultados.

Cuándo tiene sentido económico invertir en un CRM a medida

Merece la pena si cumples al menos dos de estas condiciones:

• Tu operativa no encaja en un CRM estándar. Gestionas activos, inmuebles, técnicos en campo, expedientes, formaciones o cualquier proceso que no sea un pipeline comercial clásico.
• Tienes más de 15 usuarios y las licencias SaaS ya te cuestan más de 1.500 €/mes.
• Necesitas integraciones reales con tu ERP, portales sectoriales, herramientas de BI o sistemas legacy que los CRM estándar no cubren sin desarrollo.
• Quieres ser dueño del código y los datos. Sin lock-in, sin depender de que un proveedor suba precios o discontinúe funcionalidades que usas.
• Estás dispuesto a invertir entre 15.000 € y 40.000 € en un sistema que se amortiza en 18-24 meses y después es ahorro neto.

Si no cumples ninguna, un HubSpot o Pipedrive probablemente te sirva bien. Si cumples tres o más, estás perdiendo dinero cada mes que no das el paso.

El coste de no hacer nada

Muchas empresas no calculan lo que les cuesta mantener el sistema actual: horas de trabajo manual en tareas que deberían estar automatizadas, información dispersa entre herramientas que no hablan entre sí, seguimientos que se pierden, informes que tardan días en generarse. Ese coste invisible suele ser mayor que la inversión en un CRM a medida, solo que está repartido y no aparece en una sola factura.

Cómo empezar

Lo primero no es un presupuesto a ciegas. Lo primero es una auditoría de tus procesos actuales (entre 1.500 € y 3.500 €) que te deja un documento con el mapa de lo que necesitas, una arquitectura propuesta y un roadmap con rangos de inversión. Ese documento es tuyo aunque luego decidas no seguir con nosotros.

Si quieres saber cómo trabajamos y qué incluye nuestro enfoque de desarrollo, lee más sobre nuestro servicio de CRM a medida. Si ya tienes claro lo que necesitas, escríbenos directamente.