Cuánto cuesta un ERP a medida en España (precios reales)

Pides presupuesto a tres proveedores para un ERP a medida y recibes tres rangos que no se parecen en nada: 18.000 €, 90.000 € y 'a partir de 250.000 €'. Ninguno te explica de dónde sale ese número y todos te piden una reunión más antes de concretar.

Este artículo es lo contrario. Damos rangos defendibles, explicamos qué entra en cada uno y cuándo un ERP a medida tiene sentido frente a Odoo, SAP Business One o un SaaS vertical.

Por qué los presupuestos de ERP a medida son tan dispares

Un ERP a medida no es un producto, es un proyecto. El precio depende de tres variables que casi nadie pone sobre la mesa de entrada.

• Alcance funcional real: no es lo mismo digitalizar compras, almacén y facturación que añadir producción, trazabilidad por lotes, mantenimiento de activos y comisiones variables.
• Integraciones con sistemas existentes: cada integración con Hacienda (Verifactu, SII), bancos, pasarelas logísticas, marketplaces o el CRM actual suma horas reales de análisis y QA.
• Carga histórica y migración: migrar 8 años de datos contables y de stock con reglas de negocio sucias cuesta más que construir el módulo nuevo desde cero.

Quien te da un precio cerrado sin haber tocado estas tres variables, está vendiendo una expectativa, no un presupuesto.

Cuándo un ERP a medida tiene sentido

No siempre lo tiene. Si tu operativa cabe en Holded, Sage 200 u Odoo estándar con dos o tres personalizaciones, no necesitas un ERP a medida. Necesitas un buen implantador.

El ERP a medida empieza a justificarse cuando aparecen varias de estas señales a la vez:

• Tu equipo dedica entre 8 y 20 horas a la semana a hojas de cálculo paralelas porque el sistema actual no cubre tu flujo.
• Tienes procesos críticos (producción bajo pedido, servicio técnico en campo, formación regulada por comunidad autónoma, gestión multi-sucursal con reglas distintas) que ningún paquete cubre sin forzar el ERP a comportarse como no debe.
• Has hecho ya dos o tres rondas de personalización en un SaaS y cada nueva versión rompe parte de lo personalizado.
• Las licencias por usuario empiezan a costar más al año que mantener un sistema propio.

Si solo aparece una señal, paga la personalización. Si aparecen tres, deja de tirar dinero en parches.

Opciones disponibles y cuándo gana cada una

Antes de hablar de números, conviene tener claro contra qué compites.

ERP SaaS estándar (Holded, Sage 200, Business Central)

Gana cuando tu negocio es estándar y tu prioridad es estar operativo en semanas, no en meses. Coste típico: 30 €–150 € usuario/mes más implantación de 5.000 €–25.000 €. Pierde en cuanto necesitas un flujo que el producto no contempla: pagas la licencia y, encima, mantienes un Excel paralelo.

Odoo o ERP open source customizado

Gana cuando el 70% de tu operativa es estándar y el 30% restante se puede modelar con módulos propios. Coste típico de implantación: 20.000 €–80.000 €, más mantenimiento. Pierde cuando ese 30% se convierte en el corazón del negocio: el coste de mantener forks o módulos custom en cada nueva versión se come la supuesta ventaja de partir de un producto.

ERP a medida

Gana cuando tu ventaja competitiva está justamente en cómo operas. Construyes el sistema alrededor del negocio en lugar de moldear el negocio para que quepa en una herramienta. Sin licencia por usuario, sin lock-in, el código y los datos son tuyos.

Pierde si lo que buscas es contabilidad y facturación al uso: pagar desarrollo a medida para hacer lo que Holded ya hace por 50 €/mes es tirar dinero.

Precios reales por fase

Estos son los rangos con los que trabajamos en proyectos de 10.000 € a 75.000 €. Son cifras defendibles, no escaparate.

Auditoría inicial: 1.500 € – 3.500 €

Dos a cuatro semanas. Mapeo de procesos, identificación de cuellos de botella reales, decisión informada entre SaaS, paquete personalizable o desarrollo a medida. Si nadie quiere cobrarte esta fase, ten cuidado: significa que te están vendiendo el proyecto antes de entenderlo.

MVP funcional (3-4 meses): 6.000 € – 15.000 €

Un primer módulo en producción que sustituye al Excel más crítico. Suele ser compras, almacén o gestión de proyectos. Lo construyes para que el equipo lo use desde el día uno y deje de improvisar.

ERP a medida completo (6-12 meses): 25.000 € – 60.000 €

Varios módulos integrados, con flujos reales del negocio, panel de control para dirección y, normalmente, una o dos integraciones críticas (banca, facturación electrónica, ecommerce, CRM).

Casos complejos: 60.000 € – 90.000 €+

Multisucursal, multiidioma, normativa autonómica diferenciada, gestión de técnicos en campo o producción con trazabilidad. En el caso Salvavidas llevamos 8 años construyendo un sistema que centraliza gestión de desfibriladores, mantenimiento, formación nacional adaptada a normativa autonómica y técnicos en campo. La inversión inicial fue de 50.000 €–60.000 € y la evolución mensual ronda los 1.000 €–2.000 €/mes. Sin ese sistema, la operación nacional no se sostiene.

Evolución mensual: 400 € – 1.500 €/mes

Un ERP no se entrega y se olvida. Cambia la normativa, cambian los procesos, aparecen nuevas integraciones. Si nadie te plantea el coste recurrente, te están vendiendo medio proyecto. En casos con mucha operación viva, el mantenimiento sube a 2.000 €/mes.

Qué dispara el presupuesto (y qué no)

Lo que sube el coste de verdad:

• Integraciones con sistemas legados sin API documentada.
• Migración de datos históricos con reglas de negocio inconsistentes entre años.
• Procesos regulados con auditoría externa (sanidad, formación, banca).
• Multiidioma y multidivisa real, no solo etiquetas traducidas.
• Movilidad offline para equipos en campo.

Lo que la gente cree que sube el coste pero no tanto:

• Número de usuarios (no pagas licencia, escalas por infraestructura).
• Módulos adicionales bien acotados si la arquitectura está bien planteada desde el principio.
• Cambios de diseño visual una vez el sistema está en marcha.

Recomendación según tipo de empresa

Pyme de 10-30 empleados con operativa estándar: empieza por SaaS o Odoo. No necesitas a medida todavía. Si en 12 meses sigues con Excel paralelos, vuelve a esta conversación.

Empresa de servicios o consultoría de 20-80 personas: probablemente necesitas un CRM para empresas de servicios más que un ERP completo. Empieza por ahí, integra facturación, y deja el ERP para fase 2.

Empresa con producción, logística o servicio en campo, 30-200 personas: el ERP a medida es la opción seria. Presupuesto realista: 25.000 €–60.000 € de desarrollo inicial más mantenimiento mensual. Mira desarrollo a medida o directamente ERP a medida.

Empresa con SAP o Business Central que ya no encaja: no rehagas. Construye módulos satélite a medida que se integren con el ERP existente. Más rápido, más barato y menos riesgo.

Cómo evaluar al proveedor

Más importante que el precio es quién lo ejecuta. Tres preguntas que filtran rápido:

1. ¿Quién diseña la arquitectura? Si la respuesta no es la misma persona con la que vas a hablar durante el proyecto, ya tienes un problema de teléfono escacharrado.
2. ¿El código y los datos son míos desde el día uno? Si la respuesta es matizada, no es un sí.
3. ¿Cuál es el coste de mantenimiento mensual y qué incluye? Si no sabe contestarte con un rango, no ha hecho proyectos de largo plazo.

Frente a consultoras grandes tipo Plain Concepts o cuatroochenta somos más rápidos, con menos burocracia y hablas con quien decide y construye. Ese modelo funciona muy bien en el rango 10.000 €–75.000 €. Para proyectos de 300.000 € hacia arriba, no somos la mejor opción.

Siguiente paso

Si tienes un proyecto entre 10.000 € y 75.000 € y necesitas saber si un ERP a medida tiene sentido en tu caso, lo más útil es una conversación de 30 minutos para ver tu operativa y devolverte un rango realista, no un escaparate.

Escríbenos en /contacto y te respondemos en menos de 24 horas con preguntas concretas, no con un comercial.